Việc thứ nhất, tôi xin sếp Lý cấp cho tôi một văn phòng độc lập lớn nhất, có tầm nhìn tốt nhất, nằm ngay cạnh phòng ông ta.

Việc thứ hai, tôi lấy Tôn Lợi. Tôi nói với sếp Lý rằng văn phòng Giám đốc Vận hành cần một trợ lý để xử lý việc vặt, tôi thấy Tôn Lợi rất phù hợp. Sếp Lý chắc nghĩ tôi muốn tìm cơ hội trả thù Tôn Lợi nên hơi do dự, nhưng cuối cùng vẫn đồng ý. Thế là Tôn Lợi từ một “Phân tích vận hành” trở thành “Trợ lý Giám đốc” của tôi.

Việc thứ ba, tôi xin bên hành chính một chiếc bảng trắng khổng lồ đặt trong văn phòng mới.

9 giờ sáng, tôi triệu tập cuộc họp nội bộ đầu tiên của văn phòng Giám đốc Vận hành. Thành phần tham dự chỉ có tôi và Tôn Lợi. Tôn Lợi run rẩy đứng trước mặt tôi, tay cầm giấy bút như một tù nhân chờ tuyên án.

“Trợ lý Tôn,” tôi ngồi trên chiếc ghế da thoải mái, bình thản nhìn cô ta. Cô ta rùng mình, có lẽ chưa quen với danh xưng mới. “Từ nay về sau, công việc của cô là hỗ trợ tôi. Bây giờ tôi giao cho cô nhiệm vụ đầu tiên.” Tôi chỉ tay vào chiếc bảng trắng khổng lồ. “Toàn bộ nội dung trong ‘Bảng thống kê định lượng khối lượng công việc vượt mức’ trên bàn tôi, cô hãy chép nguyên văn lên bảng này theo bộ phận, thời gian, sự việc và người liên quan. Không được sai một chữ. Tôi muốn bất cứ ai bước vào văn phòng tôi, điều đầu tiên họ nhìn thấy là nó.”

Mặt Tôn Lợi lập tức trắng bệch. Cô ta hiểu ý tôi. Đây là một cuộc hành hình công khai. Tôi muốn biến “bằng chứng tội lỗi” năm xưa của cô ta thành “bức tường công trạng” nổi bật nhất trong văn phòng mình.

“Sao, có vấn đề gì à?” tôi nhìn cô ta.

“Không… không có vấn đề gì, Giám đốc Khương.” Cô ta run rẩy cầm bút bước về phía chiếc bảng. Tôi nhìn bóng lưng nhục nhã của cô ta, không hề thấy khoái cảm. Đây chỉ là bắt đầu. Cô ta phải trả giá cho những gì mình đã làm.

Suốt một tuần tiếp theo, tôi không gặp bất kỳ khách hàng nào, cũng không chạm vào bản báo cáo kỹ thuật nào. Tôi dẫn theo Tôn Lợi bắt đầu thiết lập một “trật tự mới” từ trên xuống dưới. Tôi yêu cầu tất cả các bộ phận tập hợp toàn bộ quy trình làm việc, quy chuẩn phê duyệt, cách thức phối hợp từ ngày thành lập đến nay thành văn bản nộp cho tôi.

Lúc đầu, nhiều người làm đối phó. Đặc biệt là những “bộ phận cốt lõi” như sale và kỹ thuật, họ cho rằng tôi đang kiếm chuyện. Giám đốc bán hàng tìm tôi: “Giám đốc Khương, giờ lửa đốt đến lông mày rồi, khách hàng đang đợi giải pháp, hay là chúng ta cứ…”

Tôi ngắt lời ông ấy: “Quy trình không thông, chế độ không rõ, thì giải pháp tốt đến mấy khi thực hiện cũng thành một mớ hỗn độn. Bây giờ, nhiệm vụ ưu tiên của tôi là gỡ từng sợi trong mớ hỗn độn này ra. Gỡ không xong, tôi sẽ không làm gì cả.”

Thái độ của tôi rất cứng rắn. Họ không làm gì được tôi, đành phải làm theo. Chẳng mấy chốc, một núi tài liệu chất đầy bàn Tôn Lợi. Việc của tôi là kiểm tra những tài liệu này, còn việc của Tôn Lợi là sau khi tôi kiểm tra xong, dựa theo ý kiến chỉnh sửa của tôi để sắp xếp lại, lưu trữ và ban hành.

Tôi phát hiện quản lý nội bộ của công ty còn hỗn loạn hơn tôi tưởng. Nhiều quy trình của các bộ phận thực ra chỉ là truyền miệng. Phân chia trách nhiệm mập mờ, quyền phê duyệt không rõ ràng. Chẳng trách lại cần một “miếng vá vạn năng” như tôi tồn tại, vì không có tôi, cỗ máy này căn bản không quay nổi.

Tôi bắt đầu cải cách mạnh tay. Tôi thiết kế “SOP Lên đơn bán hàng” mới, quy định bất kỳ đơn hàng nào thiếu thông tin, hệ thống sẽ tự động khóa, không thể chuyển tiếp bước sau cho đến khi chính nhân viên sale đó bổ sung đầy đủ. Tôi lập “Mẫu chuẩn báo cáo bàn giao dự án”, từ định dạng trang bìa đến phối màu biểu đồ dữ liệu đều được quy chuẩn hóa và thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp. Tôi còn xây dựng “Hệ thống yêu cầu phối hợp liên bộ phận” cấp công ty, tất cả các yêu cầu